线上物品申请注册系统及方法

【发明领域】

本发明是指一种线上物品申请注册系统及方法，尤指一种用于企业内 各部门请购物品时，线上补充采购部门物品数据库中未存在的物品信息的 系统及方法。

【发明背景】

在企业内部的一些部门，经常会请购一些需连续供应的物品，如文具、 清洁用品或计算机设备等。该请购过程可通过电话请购或下订单的形式， 也可通过传真或的方式进行。而在大多数情况下，对诸如此类请 购物品信息(如物品的名称、规格、单价和供应商等)的管理，都是手工 操作完成的。而且，各部门对上述物品信息的管理都是分开进行的，因此 很难统一管理整个企业各部门所请购物品的信息。

随着计算机技术的发展，上述管理过程逐渐利用计算机来执行，一般 常用建立一个物品数据库的方式来存储所有的已采购过的物品信息。当某 部门出现对物品的采购需求时，该部门的相关人员可以通过查询物品数据 库中已有的物品信息，选择需请购的物品，把订单信息传给相关采购人员， 让其完成采购过程。

在一些大型的企业内部，常常采用集权采购的形式进行采购，即通过 一个独立的中央采购部门采购各部门所需的物品。各使用部门透过网络与 采购部门的物品数据库相连接，使用部门地相关人员可以从物品数据库中 选择物品并向中央采购部门发出请购需求，然后，中央采购部门汇总各部 门的请购需求进行采购活动，如美国专利第5,799,289号中即揭示了这样 一种订单管理系统。该订单管理系统包括：一个提供给每位订单处理者的 终端计算机，该终端计算机能输入订单信息并且将其传送至一网络；一个 中央管理单元，能够透过网络从终端单元上接收订单信息。该订单管理单 元具有收集处理功能，能够处理订单历史信息和各个部门信息，该中央管 理单元还包括一种订单管控功能，如果某部门的订单金额总数尚未超过其 预算数额，则其所发订单才能够执行。

如图1所示，是美国专利第5,799,289号实施例的具体流程图。首先， 各部门的订单处理人员(使用者)利用终端计算机输入订单信息，然后，终 端单元将输入的订单信息透过网络传送至中央管理单元(步骤S21)。中央管 理单元接收该订单信息(步骤S22)，中央管理单元在产品目录表中进行搜索， 以确定该订单中的商品是否符合允许购买的注册产品目录(步骤S23)。如果 不符合，则输出一个出错提示给终端单元(步骤S24)，说明该物品不能进行 采购；如果所订购的商品符合允许购买的注册产品目录，中央管理单元会把 输入的产品名称与中央管理单元中产品目录表中的产品名称进行比较(步骤 S25)，根据一定的选择规则选择供应商(步骤S26)。并根据订单信息计算出 该订单总金额(步骤S27)。同时搜索该使用者的部门信息，计算出该部门已 采购的金额总数，判断部门已采购的金额总数是否超出该部门的预算数额 (步骤S28)。如果该部门已采购的金额总数已超出其预算总额，中央管理单 元向终端单元发出一个出错提示，同时操作结束(步骤S29)；如果该部门已 采购的金额总数尚未超出其预算总额，则生成采购单(步骤S30)。中央管理 单元会将该订单信息以采购单的形式传送给供应商(步骤S31)。在步骤S32 和步骤S33中，供应商对订单信息进行接收与处理。然后，中央管理单元会 对该采购单进行后续处理过程，如把订单已发出的信息传送给使用者或等待 供应商的回馈等等(步骤S34)。

但是，采购部门物品数据库中的物品信息有限，很有可能出现请购人 所请购的物品在物品数据库中不存在的状况，出现这种状况时，通常采购 部门会拒绝使用部门的请购要求(如上述现有技术中步骤S24)，或者采购 部门收集使用部门所需请购的物品信息，然后把这些物品信息录入物品数 据库中，这样不但会花费很多作业时间，进而延缓物品的采购进程，而且， 由于请购的物品种类繁杂，全部由采购人员操作，很有可能出现录入之物 品信息的偏差，即采购人员录入的物品信息与使用者所需请购的物品信息 非为同一物品信息。因此需要提供一种线上物品申请注册系统，让使用者 能很方便地申请注册其所需请购的物品信息，以实时解决物品数据库中物 品信息的短缺问题。

【发明内容】

针对现有技术的不足，本发明的主要目的在于提供一种线上物品申请 注册系统，请购人员利用该系统能实时补充采购部门物品数据库中未存在 的物品信息。

本发明的另一目的在于提供一种线上物品申请注册方法，其可自动对 请购人员所申请注册的物品资料进行编码管理。

本发明是提供一种具自动编码功能的线上物品申请注册系统，使用者 在请购过程中，能实时补充物品数据库中未存在的物品信息。该线上物品 申请注册系统包括：一物品数据库，是用于存储使用者所请购物品的基本 资料；一物品查询模块，使用者可以藉之查询物品数据库中的物品信息； 一线上审核模块，是用于审核使用者所申请注册的物品是否符合预定格式； 一物品申请注册模块，用于申请注册物品数据库中未存在的物品；一物品 编码原则设定模块，用于设定对所申请注册的物品进行编码的规则；一物 品编码模块，是根据所述物品编码原则设定模块中所设定的编码原则，用 于对使用者所申请注册的物品进行编码；一系统安全管控模块，负责设定 系统中使用者的存取权限。

本发明是提供一种具自动编码功能的线上物品申请注册方法，该线上 物品申请注册方法包括以下步骤：

当使用者需要请购物品时，使用者可向物品查询模块发出查询特定物 品的请求；物品查询模块判断物品数据库中是否存在所查询的物品信息， 并把判断结果反馈给使用者；如无，使用者向物品查询模块发出查询所要 请购物品的类别的请求；物品查询模块判断在物品数据库中，所述物品类 别是否存在，并把判断结果反馈给使用者；如无，使用者线上申请注册物 品类别；经线上审核模块审核后，物品编码模块根据编码原则设定模块中 所设定的编码原则，对使用者所申请注册的物品类别进行编码；然后使用 者即可输入详细物品信息和分类信息；物品编码模块根据编码原则设定模 块中所设定的编码原则，对使用者所申请注册的物品进行编码，然后会更 新物品数据库，通知使用者已经申请注册成功，使用者即可进行后续的请 购操作。利用该方法，使用者能够很方便地补充数据库中没有的物品信息， 有效地节省请购人员与采购人员的交流时间，并提高请购作业的工作效率。

【附图说明】

图1是现有技术订单管理系统的体系图。

图2是本发明线上物品申请注册系统的硬件架构图。

图3是本发明线上物品申请注册系统的各模块示意图。

图4是本发明线上物品申请注册系统的物品编码原则示意图。

图5是本发明线上物品申请注册系统的数据库资料表示意图。

图6是本发明线上物品申请注册系统的作业流程图。

【具体实施方式】

请参阅图2所示，是本发明线上物品申请注册系统硬件体系图，该系 统包括多个终端单元1、一个中央处理装置2以及将终端单元1与中央处 理装置2相连接的网络系统3。

终端单元1提供给每位使用者(未画出)，该终端单元1是一台个人计 算机(PC)，其中该计算机还可以包括电话、传真机或扫描仪等附属设备 (未画出)。网络系统3可以是以太网(Ethernet)、企业内联网(Intranet)， 也可以是因特网(Internet)等。中央处理装置2为一计算机或服务器，且 中央处理装置2通过网络与多个供应商相连(未画出)。

每位使用者均可以在终端单元1透过网络系统3存取中央处理装置2 中的信息，向中央处理装置2发出特定需求，中央处理装置3可以接收终 端单元1的信息，并根据客户的话需求作出相应处理，最终处理结果可以 反馈给终端单元1。终端单元1可以依权限打印、存取中央处理装置2中 的资料及执行中央处理装置2上的应用程序。

请参阅图3所示，是本发明线上物品申请注册系统各模块的示意图。 本发明线上物品申请注册系统包括：物品数据库210、物品申请注册模块 220、线上审核模块230、物品编码原则设定模块250、物品编码模块240、 物品查询模块260和系统安全管控模块(未画出)。其中，物品数据库210 用于存储使用者所请购之物品的基本资料及其分类信息；物品查询模块 260用于使用者查询物品数据库中的物品信息；物品申请注册模块220用 于申请注册物品数据库中未存在之物品信息；线上审核模块230用于审核 使用者所申请注册的物品信息是否符合预定格式，如每栏的字符长度、表 示方法等等；物品编码原则设定模块250用于设定对物品编码的原则，其 会设定编码长度、编码字符等方面的原则；物品编码模块240根据编码原 则设定模块250中的编码原则，对使用者所申请注册的物品进行编码；系 统安全管控模块用于设定系统中使用者的权限。

请参阅图4所示，是本发明线上物品申请注册系统的物品编码原则示 意图。在本发明中，根据物品的特性、用途、产地等特征将物品分类，以 三层分类来区隔不同的产品，如，钢笔→笔→文具。其中文具410为第一 层分类，与之相对应的类别有纸品、清洁用品和计算机设备等(该三项未 画出)；笔420为第二层分类，从属于第一层分类文具410，与之对应的类 别有资料夹、笔记本和墨水等(该三项未画出)；钢笔430为第三层分类， 从属于第二层分类笔420，与之对应的类别有铅笔、签字笔和水彩笔等(该 三项未画出)。在本发明中，是根据物品编码原则设定模块中的编码原则对 该三层分类进行编码，例如，其中一种编码原则如下：文具410用‘10’ 来表示，纸品用‘11’来表示，清洁用品用‘12’来表示，计算机设备用 ‘13’来表示，依次类推，它们亦可用三位数字来表示。而在文具410 下直属之笔420和资料夹421两类用‘1001’和‘1002’来表示，同理， 第三层分类钢笔430和铅笔431分类码应为‘100101’和‘100102’。而钢 笔又有不同种类，藉由在第三层下面用四位流水号来区别，如区别不同产 地的钢笔，可以把A地产钢笔440设成流水号‘0001’，B地产钢笔441 设成流水号‘0002’，故A地产钢笔的编码最终为‘100101-0001’，B地产 钢笔的编码最终为‘100101-0002’。也可以用钢笔430的其它特性(如品 牌)来区隔不同的钢笔。

请参阅图5所示，是本发明线上物品申请注册系统之物品数据库资料表 示意图。该资料表存储了每种物品的基本信息和分类信息，其包括物品编码 5a、物品名称5b、品牌5c、规格5d、单价5e、计量单位5f、供应商5g、一 级类名5h、二级类名5i和三级类名5j等栏目。如对于一种物品名称为纯羊 毛毛笔的物品，其物品编码为‘100104-0002’、品牌为苏州、规格型号为大 楷、单价为2.00000元、计量单位为支、供应商为裕兴文化用品公司、一级 类名为文具、二级类名为笔及三级类名为毛笔。而且，在物品数据库210中 存储有各级类名的分类信息。其记录了一级类名与一级分类号相对应关系； 二级类名与二级分类号及其上级类名(一级类名)的对应关系；三级类名与 三级分类号及其上级类名(二级类名与一级类名)的对应关系。

请参阅图6所示，是本发明线上物品申请注册系统的作业流程图。使 用者在终端单元(在图中未画出)处根据所要请购的物品名称向中央处理 装置发出查询要求(步骤S1)。中央处理装置2透过网络系统3接收到使 用者的查询需求，其会利用物品查询模块260比照使用者所输入的物品名 称与物品数据库210中的物品名称的异同，判断物品数据库210中物品名 称一栏是否有相同的物品名称存在(步骤S2)。中央处理装置2会把查询 结果反馈给使用者，如果物品数据库210中包含有该种物品的信息，则该 申请注册过程结束，使用者即可输入对该物品的请购要求，如请购数量、 交应日期等，进行后续之请购作业；如果物品数据库210中没有相同的物 品名称存在，则表明物品数据库210中没有该种物品的信息，使用者根据 反馈讯息，决定是否需要进行线上物品申请注册，如需要，使用者可通过 终端单元输入对所要申请注册的物品的一级类名的查询要求(步骤S3)， 中央处理装置(在图中未画出)接收使用者的查询要求后，则利用物品类 别查询模块260中把物品数据库210中的一级类名与使用者所输入的物品 类别相比b(步骤S4)。如有，则查询下一级类名；如无，则使用者可以 线上申请注册类别，物品类别编码模块260会根据物品编码原则设定模块 250中的编码原则和当前物品类别的编码状态，对使用者输入的物品的一 级类名进行编码，同时把该类名及其编码写入物品类别编码模块260的一 个暂存区内(步骤S5)。同理，重复上述步骤S3～S5，即可生成申请注册 的物品的二级类名和三级类名及其编码。中央处理装置会取出物品类别编 码模块260暂存区内的信息以更新物品数据库210中的分类信息，即所申 请注册之物品一级类名、二级类名和三级类名及其编码会写进物品数据库 210中相对应的字段中(步骤S6)。使用者即可以在物品数据库中增加一 条新的物品记录，选择三层类名，然后输入该物品的详细基本信息，如物 品名称、品牌、规格、单价和供应商等(步骤S7)。线上审核模块230对 使用者所输入的物品详细基本信息和分类讯息格式进行审核，主要是判断 使用者所输入的物品详细基本信息和分类讯息的格式是否符合预定格式， 如这些类名的字节数需在某一范围内(步骤S8)。然后物品编码模块260 即会为该物品分配一个流水号，结合其三级分类号，对该物品自动进行编 码，且把该物品的编码写入该新记录的物品编码一栏(步骤S9)。最后， 中央处理装置2通知使用者物品申请注册已经成功(步骤S10)。使用者 即可进行后续的请购作业步骤。