⼀、⽬的
为了更好地体现**公司的国际化、职业化形象，规范会议接待⾏为，也为了提升物业⾃⾝服务⽔平，提供多元化服务，做好会务服务的⽀撑⼯作，提⾼服务质量。 ⼆、会议服务对象：
**武汉研究所有会议需求的部门。
三、会议分类：
将会议按照所服务的客户体进⾏如下分类：
四、承接服务类型：
五、会务⼈员资质及会议安排 1、会议服务⼈员资质要求：
说明：
（1）⼈员配备：共2名接待专员，特殊情况需临时增加⼈员可抽调前台兼会务接待，以满⾜紧急需求为原则。
（2）⼈员要求：⼥性、⾝⾼1.65m以上，年龄22-30岁之间；⼤专及以上学历，具
备酒店管理、旅游管理、空中乘务等⽅⾯的知识，掌握接待服务礼仪及形体礼仪知识，了解会议服务流程，具备较强的听、说能⼒，能够进⾏简单的英语对话。（3）素质要求：具有良好的服务意识及服务精神；具备良好的沟通理解能⼒，反应敏捷，突发事件应变能⼒较强；⼯作积极主动，责任⼼强；⼼态平和，亲和⼒好，⾔谈得体，有上进⼼。（4）会务接待专员⼯作职责：
a) 客户接待环境的保障； b) 会议区域管理； c) 规范化会议服务；
d) 现场接待指引；
e) 现场活动⽀撑。
（5）会务接待专员⼯作内容：
a) 研究所会务接待总接⼝，负责前期的需求确认，判断是否接待，接待的类型；
b) 根据确认的接待需求，以天为单位排班接待⽀撑资源（依据时间排班，如果客户⾮常重要，可适度调整）；
c) 负责每次会议接待的'公共⽀撑，包括：接待电⼦流、园区路线指引、讲解、拍照、鲜花、横幅、茶歇等；
d) 做好⽇常接待⽤品的登记及管理；
e) 做好⽇常公共接待资源环境看护；
f) 做好⽇常接待统计分发，每⽉输出接待总结⽉报；
g) 整合周边资源，如周边各餐饮店、鲜花店、礼品店、⽔果店、酒店、礼仪公司等；
h) 研究所⼤型活动⽀撑及礼宾礼仪服务的统筹、报价。
（5）保密要求：按**信息安全规定，严守客户信息、公司机构、部门分布及⼈员通讯信息，签署保密协议。
（6）考评要求：需求部门评价结果作为对⽅服务质量评价主要依据，同时参考现场抽检及⽉度考核结果。
（7）薪酬要求：参考业界标准，为保证服务质量，所有薪酬实际发放与合同要
求保持⼀致，暂按专员薪酬标准（7314.3元/⽉/⼈）结算。
2、⼈员安排：
说明：
（1）本着勤俭、精简、⾼效的会议原则，原则上按照会议级别判断承接服务类别，进⾏⼈员安排，因特殊需要，可按实际情况根据需求⽅申请承接；
（2）物业承担会议接待的“软件”服务，其他会议⽤品均由需求⽅承担，详见费⽤承担部分。
六、费⽤承担与结算：
1、费⽤承担原则：
（1）武研所承担的费⽤包括：茶具、茶、咖啡、纸⼱、消毒液等⽇常⽤品费⽤；
（2）每次会议的具体费⽤由会议需求⽅负责，具体包括：
a）资料、⽂具费⽤；
b）⽂化礼品费⽤；
c）鲜花、横幅、茶歇、果盘等会务费⽤；
d）就餐、车辆等费⽤。
（3）上述费⽤原则上由甲⽅承担，若有特殊情况需要物业提供的，由会议需求部门负责⼈以纸⾯形式提出，会务专员负责询价、报价，⾸选与**有协议的供应商，待需求部门负责⼈签字确认后⽅可购买，开具发票，与**公司⽉结。
2、费⽤结算：
（1）会务接待专员从到岗之⽇起计算，与其他⼈员薪酬⽀付⽅式相同，按⽉结算；
（2）临时抽调⼈员按会议时间，20元/⼩时进⾏补贴，每⽉凭《会议服务登记表》与需求电⼦流对应结算；
（3）对于会议中临时产⽣的费⽤，实报实销，按⽉结算。
附件：
05会议登记表.xlsx
会议保障⽅案2016-12-17 9:24 | #2楼
A. 13：00---17:00时剧场布置会议会标, 主席台摆放红旗、悬挂会徽、会议条幅，开启并检查会场内照明。 实施⼈员: 完成情况反馈⼯程保安部
B. 15：00时配合横幅制作⼈员落实分会场悬挂会标。
实施⼈员: 维修⼯段，完成情况反馈⼯程保安部
C. 检查4台员⼯电梯运⾏、停层情况, 要求除2—4楼和11—15楼不停层外, 其余楼层均可内外呼梯停层
实施⼈员: 电梯维保⼈员，完成情况反馈⼯程保安部
1⽉21⽇
A. 8: 00时检查各会场会标悬挂完成情况
检查⼈员: 检查情况反馈总监
B. 8: 30时起检查布置酒店剧场、5楼会议室、16楼会议室、18楼会议室、20楼会议室、20楼会议室、36楼会议室⽤⾳频设备。
注: 16楼、18楼、20楼三个会议室各⽤话筒3只, 其余5只分会场各⽤话筒2只。
要求各会场的⾳频设备安置到位
实施⼈员: 弱电⼯段，完成情况反馈⼯程保安部
C. 12: 00时起控制酒店地⾯停车位
实施⼈员: 当班车场值守⼈员
D. 检查剧场、5楼和16楼、18楼、20楼卫⽣间洁卫使⽤情况, 要求使⽤正常⽆堵漏情况
实施⼈员: 维修⼯段
E. 检查16楼、18楼、20楼会议室空调开机效果
实施⼈员: 空调⼯
F. 客梯内显⽰屏增设
实施⼈员:
g. 车场车位控制: 保留12个主要领导停车位, 地⾯停车疏理和清场注1:
23⽇、24⽇、26⽇三天因剧场上午有会议, 锅炉晚上不停炉, 凌晨0: 00 时⾄5: 00时暖空⽔温下调⾄35℃, 5: 00后暖空⽔温调升⾄41--42℃
注2:
会议期间，增强楼层和车场管理, 停车位泊车做好引导, 泊车车头位置⼀致, ⼤门⼝仅为即时的上下客停车, 地⾯停车凭会议车辆证停放
1⽉22⽇
1). 17: 00时会议，会议地点：18楼主席团会议室。
a). 16:00时由弱电⼯段⼈员对会场⾳频设备进⾏使⽤复试
b). 14:00时检查18楼会议室空调开启情况
实施⼈员: 空调⼯
1⽉23⽇
1). 8: 10时, 开幕会议会场地点：剧场。
a). 7: 00时保安开启剧场边门, 7: 30时开启剧场⼤门
b). 7: 30时会场⼯作⼈员进⼊岗位(⾳频弱电、电⽓、电梯⼯均⾄“⼈⼤”会结束), 开启剧场照明、复查话筒⾳响效果、打开剧场⾃动
扶梯( 上⾏ ),8: 40时关闭⾃动扶梯, 开幕会结束后，马上更换会
徵、会标, ( 10: 00时, 维修⼯段派1⼈⾄剧场，协助剧场内⼯作⼈
员更换会徵、会标 )
c). 5: 00时开启剧场空调, 由当班空调⼯实施, 空调⽔温调⾄42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)
d). 本⽇晚上锅炉运⾏不停炉, 运⾏要求见前注。
e). 10: 00时打开剧场⾃动扶梯( 下⾏ ), 视离场情况，切换⼀组上⾏, 15分钟后6台⾃动扶梯全部上⾏
2). 8: 10时, 会场地点：18楼主席团会议室
3). 8: 30时, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20楼
会议室、36楼会议室
a). 7: 00时会场⼯作⼈员进⼊岗位( 弱电、电⼯)，对⾳频设备和电器照
明进⾏检查，保障完好。
4). 10: 40时, 开幕会议会场地点：剧场。
a).11:10时关闭剧场⾃动扶梯。会议结束前开启剧场⾃动扶梯, 运⾏⽅向为下⾏。
⾃动扶梯的开启切换由电梯维保⼈员负责。
5). ⼈⼤会后: 会场地点：18楼主席团会议室
2⽉24⽇
1). 8：30时会议, 会议地点：剧场。
a). 6：00时开启剧场空调, 由23⽇空调夜班⼈员开启。空调暖⽔⽔温控制在40--42℃间(可根据当⽇⽓温情况调节).
b). 6: 30时保安开启剧场边门, 7: 30时保安开启剧场⼤门
c). 7: 30时会场⼯作⼈员进⼊岗位(⾳频弱电、电⽓), 开启剧场照明、复查话筒⾳响效果
d).7:50时开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为上⾏,
8:50时关闭剧场⾃动扶梯。
会议结束前开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为下⾏. ⾃动扶梯的开启切换由电梯维保⼈员负责。
2). 14: 30时会议, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20
楼会议室、36楼会议室
a). 13: 50时前完成上述会场进⾏会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实
施。
3). 17: 20时会议, 会场地点：18楼会议室
a). 16: 40时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
2⽉25⽇
1).8：10时会议, 会场地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、
20楼会议室、36楼会议室 a). 7: 40时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
2). 9: 00时汇报会, 会场地点：36楼会议室
a). 弱电⼯段提供笔记本电脑，电视机联接电脑显⽰, 调试⼯作于8: 40
时前结束
b). 准备提供各类运⾏管理⽂档
3). 11: 00时会议, 会场地点：36F会议室
4). 14: 40时会议, 会场地点：剧场。
a). 14: 00时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
b). 11：00时开启剧场空调, 由本⽇当班⼈员开启。空调暖⽔⽔温控
制在40--41℃间(可根据当⽇⽓温情况调节).
c). 14: 00保安开启剧场⼤门
d).14:00时开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为上⾏,
15: 00时关闭剧场⾃动扶梯。
会议结束前开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为下⾏.
⾃动扶梯的开启切换由电梯维保⼈员负责。
e).会后更换会徵、闭幕会标
5). 16: 00时检查初评反馈会, 会场地点：20楼会议室
a). 使⽤投影仪
6). 17: 20时会议, 会场地点：18楼会议室。
a). 17: 00时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
2⽉26⽇
1). 8：10时会议，举⾏地点：5楼会议室、16楼会议室、20楼会议室、20
楼会议室、36楼会议室
a). 7: 40时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
2). 8: 30时闭幕会议会场地点：剧场。
a). 6: 20时保安开启剧场边门, 8: 00时开启剧场⼤门
b). 7: 50时会场⼯作⼈员进⼊岗位(⾳频弱电、电⽓), 开启剧场照明、复查话筒⾳响效果
c). 7:50时开启剧场⾃动扶梯( 上⾏ ),8: 40时关闭⾃动扶梯, 开幕会
结束前, 开启剧场⾃动扶梯( 下⾏ )⾄⼈员离场后关闭
d). 会后更换会徵、闭幕会标
横幅制作
e). 5: 30时开启剧场空调, 由当班空调⼯实施, 空调⽔温调⾄42℃, (注意事先准备好相关场所的钥匙)
f). 本⽇晚上锅炉运⾏不停炉, 运⾏要求见前注。
3). 11: 00时会议，举⾏地点： 18楼会议室。
a). 10: 40时前完成上述会场⾳视设备调试。由弱电⼯段⼈员实施。
4). 14: 40时闭幕会议，举⾏地点：剧场。
a). 12：00时开剧场空调, 空调暖⽔⽔温控制在39--40℃间(可根据
当⽇⽓温情况调节).
14:00时开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为上⾏.
15::10时关闭剧场⾃动扶梯.
会议结束前开启剧场1--3楼6部⾃动扶梯, 运⾏⽅向为下⾏.在剧场召开会议时段内, 按排⼀⼈进⾏设备运⾏保障巡检⼯作, 负责巡查⼈员按有关⽇程时间按排对相关设备的检查确认。向⼯程部办公室反馈确认情况，所有调试、操作、检查中发现异常情况的，⽴即汇报。电梯维保单位⼈员确保遇有电梯故障时，在⼗五分钟内赶到现场处理，三⼗分钟内处理完电梯关客事故。遇有变动按通知办理
⼯程保安部
【会议服务保障⽅案】
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