档案管理应用RFID（电子标签）技术研究作者：吴秀霞来源：《兰台内外》2021年第33期 摘 要：RFID技术具有使用寿命长、安全性高等特性，将RFID技术应用到档案管理，尤其是档案分类、查询、检索等，极大地提升了实体档案的管理效率，降低档案管理运行及服务成本。本文首先从采集、管理、销毁及监控等四个方面简要论述了RFID技术在档案管理中的应用，并分析了RFID技术的组成结构。又从档案查询借阅、检索统计、安全保护四个方面阐述了RFID技术在档案管理中的实际应用。分析了RFID技术在档案管理中的应用短板，并提出了应用推广的具体建议。 防爆雷达液位计
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关键词：RFID;档案管理;应用
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概述
RFID即Radio Frequency Identification，射频识别，又称电子标签。RFID是通过无线射频信号非接触式自动识别对象，获取相关数据。因RFID技术实时、准确、快速的特性，被广泛应用于供应链管理、快递投送、图档管理等领域。
数字化、信息化时代，档案管理还存在编目流程繁琐、效率低、盘点操作繁杂、文件共享时效性差等问题[1 ]。RFID技术具有使用寿命长、安全性高等特性，将RFID技术应用到档案管理，尤其是档案分类、查询、檢索等，极大地提升了实体档案的管理效率，降低档案管理运行及服务成本。 基于RFID技术的档案管理应用系统涵盖了信息采集系统、管理系统、销毁系统和监控系统等四大主要应用领域，应用于库房管理、档案检索、销毁和安全保障等[2 ]。
1.1 系统采集功能
RFID技术应用于档案管理系统的基础部分为信息采集系统，该系统对硬件中的关键信息进行采集，并将其连接于计算机接口，对视频信号中的信息进行集中采集，并对采集到的信息自动分析。信息分析后形成的信号按照指定格式通过天线射频信号发送至监控系统。信息采集系统主要应用于档案库房门禁、密集柜开关信号、标签读取信号等。
1.2 系统管理功能
系统管理功能主要为档案管理者提供馆藏档案信息维护平台，并将监控到的相关档案管理信息进行实时的管理和维护。该系统功能包括盘点馆藏档案资源、管理基本档案信息、档案出入库管理，以及日志读写等。
1.3 系统销毁功能
销毁功能主要包括失效或到期档案自动提醒、档案销毁统计、档案保管日期设定等。档案管理人员根据系统中的失效、过期等档案信息提醒，及时对其作出鉴定或销毁处理。
1.4 系统监控功能
铁氧体电感>磁性材料液压机 监控系统则将采集到的信息进行组织处理、转化给档案管理者，档案管理人员利用计算机、可视系统等实时界面显示，确保档案出入库始终处于可监视状态，确保档案安全[3 ]。监控系统包括档案室进出人员监控、摄像头监控、门开关监控，等等。
2 档案管理中的RFID技术组成
RFID系统由标签、阅读器和天线三部分组成，每一部分的硬件设置中含有档案管理的相应功能。
2.1 标签（Tag）
RFID技术应用于档案管理，其中标签项主要涵盖档案管理的关键或重要信息，诸如档案名称、档案编号、档案入库时间、档案保管期限、档案密级、档案备注，以及内容摘要，等等。标签中的这些关键信息主要用来定位档案位置、档案存放区间、数量以及存放位置编号，等等。标签主要封装于档案盒、密集柜或其他位置。
2.2 阅读器（Reader）
阅读器通常安装在档案室墙壁或天花板，配置以110-240V电源适配器，利用局域网实现标签中的信息传输，将阅读器与计算机接口（网口或串口）互连，读取RFID标签信息，并通过局域网传输至主机服务器。
2.3 天线（Antenna）
RFID技术中的天线需要根据档案室的空间大小，量身定制，从而取得最佳信号收发效果。
3 档案管理中的RFID技术具体应用
3.1 档案查询借阅
通过RFID技术，建立智能化电子标签计安全查借阅系统，能够增强档案馆人性化、个性化服务[4 ]。将RFID电子标签粘贴于档案（盒），利用标签转换装置将档案信息写入标签，电子标签中的ID编号具有唯一性，可作为档案查询识别的凭证，将记录的电子标签中的档案信息与档案数据库信息（如档案标题、卷内目录、保存期限、全宗号等）对应，可通过阅读器实现精准阅读。档案查询者出示档案查询审批表、身份证或借阅卡等，阅读器
扫描RFID标签，系统会自动记录查询时间、查询人及查询档案等，极大地简化了档案查借阅手续。
3.2 档案检索统计
RFID标签详细记录库藏中档案存放的具体地点和数量，能够及时开展档案检索统计。一方面是档案盘点。RFID技术可通过对摆放扫描，分拣出档案的类别、精准定位，增强盘点效率;另一方面清查乱架或不在架档案。RFID标签中记录档案信息，通过读写，及时查到错架档案位置，及时纠正。此外，RFID技术能够帮助利用系统识别功能，自动将库房中盘点的档案资料生成统计，帮助档案人员快速分析档案查询、借阅等情况。
3.3 档案安全保护
档案安全包括实体档案安全和档案信息安全两大方面。利用RFID技术能够及时监控库房环境，跟踪每份档案动态信息，智能跟踪出库档案情况，并将报警系统、警示提醒与电子标签结合起来，未经批准带出库房会触发报警系统;档案归还或调出环节增设验证码、安全密钥，有效防止档案信息被篡改或窃取。
4 档案管理中的RFID技术主要短板
一套完整的RFID档案管理应用系统具有实时追踪、快速盘点、全方位管理等特点，在档案室实体档案管理中应用，极大地提升了管理效率，优化了服务流程。与条形码技术相比虽然具有诸多优势，但也存在不足。
4.1 物理特性限制
即便RFID技术具有快速的识读功能，但也需要花费一定时间;标签尺寸大小有限;阅读器射频传输受大气、水、物体等影响;射频读写器产生的电磁辐射也会影响到公共通信信号的稳定。
4.2 识别环境制约
读写器射频信号传输易受到障碍物阻隔而影响标签中的信息读取效率;标签重叠较多，从而容易出现漏读的情况;金属或湿度等因素也会影响读写器的识别效果。
4.3 侵害隐私安全
RFID技术应用于档案管理系统，容易泄露档案信息、档案利用者的相关信息，利用非法阅读器与标签对话，便可篡改或复制标签内容，更有甚者还会破坏档案管理系统功能。
5 档案管理中的RFID技術发展趋势
5.1 统一技术标准
RFID技术拥有广阔的应用前景，美国EPC、日本UID及IOS/IEC18000等积极制定本国的RFID技术应用标准[5 ]。虽然我国也制定了相应的NPC标准，但标准之间的应用、编码及频率没有相统一，实际应用不连通，使用成本高，且效率低。因此，应加快国际间合作，统一RFID技术应用标准。国家档案馆应从顶层做好设计，运用RFID技术，统一档案著录规则及分类标准，从而打通档案数据信息流通不畅的问题。
5.2 维护系统安全
从RFID技术应用原理来看，使用同一频率的射频读写器，便可轻易地获得电子标签中的存储信息，这也无形中增加了档案信息泄露的安全风险。此外射频信号存在易被干扰，识别率低、非法跟踪窃取等问题。因此，在后期的研发和使用过程中应加强档案数据库安
全保密技术开发研究，拟定信息安全保密规则手册，规范档案查询利用行为，保障信息安全。
5.3 降低运营成本
与条形码技术应用成本相比，RFID技术的使用成本较高，电子标签、射频读写器，以及计算机等软硬件设备的建设和后期的运营维护成本都较高，这也成为该项技术在基层档案馆推广应用的一大制约。初始投入较大，但后期的运行效果良好，且随着市场化的深入推动，电子标签、射频读写器以及计算机等软硬件成本总体呈现下降态势。随着馆藏档案资料的逐渐增加，以及经费保障的充裕，RFID技术可先从重要、核心档案利用起，逐渐推广至全部馆藏档案资料，提升档案管理的整体信息化水平。
美容喷雾器 参考文献：
[1]杜婷，孟少勇.基于RFID的科技档案管理系统设计[J].信息化研究，2020（3）：69—73.
[2]许东明.基于RFID的智能档案管理系统方案[J].电子技术与软件工程，2021（14）：
112—114.
[3]李永强.基于RFID技术的档案实体安全管理研究[J].通讯世界，2020（3）：220—221.
[4]马俊蓉.基于RFID技术档案管理系统应用模型研究[J].内蒙古科技与经济，2019（22）：46—47.
[5]樊振东.RFID技术在档案管理信息系统中的应用研究[J].兰台内外，2019（21）：15—16.
作者简介：吴秀霞，大学学历，广东省有金属地质局九三五队馆员，主要从事档案管理研究。
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