印刷厂CS岗位知识培训

一﹑跟單流程﹕接收香港或客的ＰＯ﹑營業單(連同樣辦﹑客的ＰＯ)﹑開單組開出生產工程單﹑價科估價(價錢OK后)﹑發單生產﹑生產進度跟進﹑貨品完成后跟客排期開出預算出貨表﹑出貨的跟進﹑客戶投訴的跟進。

二﹑開營業單的運作及要求﹕

1﹑舊資料﹕C﹐S收到HK傳上來的PO后﹐先審核訂單的資料是否清晰﹐然之后在電腦上點擊營業單數據庫﹑開啟表單﹑出客戶所相對應的營業員后﹑再出落單客戶﹑點擊客戶便可看到這間客戶所有落單做過貨的資料﹑然之后尋當次客落單的貨品名稱﹑雙擊當次落單的產品編號進入表單。輸入客戶帳號﹑客戶訂單﹑訂單數量﹑單價﹑交貨日期﹑交貨地址﹑制單人后﹑點擊預纜﹑檢查開出的營業單是否有錯漏﹐無誤之后﹑點擊列印。一份營業單便已完成。

2﹑新資料﹕C﹐S除收到一份客戶的PO之外﹐還有一份客戶的用料及加工工序的資料表﹐C﹐S根據此份資料﹐開啟表單﹐出客戶相對應的營業員后﹐將客戶帳號排序(由小到大)﹐輸入客戶帳號﹑貨品名稱﹑產品尺寸﹑預計開版﹑用料﹑加工工序﹑包裝規格等資料后﹐同舊資料一樣進入表單﹐開出營業單。

3﹑開出營業單后﹕C﹐S拿齊樣辦﹑稿﹑營業單及客戶PO一齊交開單組開出生產工程單后﹐由開單組交估價科估價﹐價格OK后發單生產﹐價格NG的退回跟單﹐由跟單通知營業同事董太或陳國榮先生簽批﹔若兩位走開﹐可由吳生或謝生代簽。

4﹑補單的處理﹕同正常客PO一樣開出營業單﹐只是單價應改為”0”﹐在REV NO8700g欄輸入＂補單＂﹐并在其它事項祥細注明補單原因。

5﹑追單的處理﹕在收到客的新ＰＯ時﹐發覺之前開出的生產工程單尚未印刷﹐便可開新的出營業單追單印刷。需留意的是﹐追單印刷時﹐需在其它事項上面注明上張未印工程單NO及上張營業單NO﹐以縮短估價科的估價時間及生產部的安排。

6﹑落單做貨的資料一定要清晰﹐不得含糊。

1) 稿﹑字稿﹑啤稿一定要注明清楚﹐并有人簽名確認。

2) 除客戶的訂單數量﹐還需印多作倉存的必須由營業員簽名確認后方可安排生產。

3) 舊單返單做貨時﹐要先查倉存扣數后方可開單生產(在營業單其它事項上面注明倉存數量)。

4) 有關生產工藝或開版之類的事﹐生產部有出通知﹐只能由生產部自己決定﹐營業部的意見只作參考﹐其它任何部門無權干涉。

7﹑備注﹕開營業單時若單價的幣值是美元（$USD）﹐要轉換為港幣幣值(HKD)。１美元=7.74港元。箱嘜若要印重量﹐單位磅與公斤的轉換﹕１公斤=2.246磅。

三﹑出稿工程單的要求﹕出稿工程單由香港跟單員或營業員或大陸C.S開出﹐直接由部門經理簽就可發單生產.

四﹑坑箱及說明書訂單的生產規定

收到坑箱及說明書的訂單,直接開出營業單,經主任審批簽名后,坑箱交坑箱部做;說明書正常由香港決定是交泰隆或富彩做电暖画,無論交哪個子公司做,要問清報給子公司的單價是几多?并將單價輸入營業單的備注欄留底

五﹑資料的統一擺放;

1﹑已完成的工單用另外的FILE擺放﹐已完成的交貨排期﹐用鐵皮夾夾好﹐并在台注明是”已完成排期”字樣。

2﹑未交貨排期獨立放一鐵皮夾或放在一個固定資料袋內﹐台注明”未交貨排期＂字樣。

3﹑未印刷單﹑出稿工程單﹑其它雜單（少落單的客戶）﹐主要客戶即經常落單的客戶﹐一定要用文件咭紙按客戶隔開并注明來擺放。

4﹑交貨資料的整理﹕每張工單(訂單)交貨后都要將交貨資料填入工程單(包括交貨日期﹑交貨數量﹑送貨單ＮＯ﹑補交退貨也要入交貨資料)。

5﹑營業單統一按營業單ＮＯ的大小歸檔（不分捷雅﹑明彩單位）

6﹑電話本放在指定地方﹐每新增一間客戶﹕電話號碼﹑傳真號碼﹑聯絡人及送貨地址寫入電話本﹐以方便查詢。

六﹑資料的交收及安排。三排键

1﹑凡是客要退貨﹐跟單員必須開出收退貨通知書交運輸部﹐收退貨通知書一式四份（一份交ＱＣ部﹑二份交運輸部﹑一份留底）

2﹑有些貨完成已入倉需重新退庫裝箱或編箱號的,開出<退庫單>,一式二份(一份交包裝部

何艷,一份交倉庫出貨員).

3﹑凡是有退貨需交﹐必須在出貨表上面注明補哪張退貨單ＮＯ（有分ＰＯ的還要注明屬于哪個ＰＯ）﹐及退貨數量。

4﹑凡是樣辦或做貨工單內容或尺寸有更改的﹐Ｃ﹐Ｓ應第一時間開出修改通知書﹐通知各相關部門(最好口再通知一下)﹐修改通知書一式四份(一份交生產計划部﹑一份跟稿袋并將稿袋里面的工單更正﹑一份交QC部﹑一份夾入FILE留底)﹔注﹕修改通知書有統一編號。

5﹑跟單員要跟足客排期或交期開出每日預算出貨表﹐出貨表一式６份（一份交包裝部﹑一份交粘合部﹑二份交倉庫﹑一份交運輸部﹑一份自己留底）

6﹑回港貨或走柜出貨表的要求﹕

1) 每日的回港貨資料必須前一天由跟單員提供給運輸部(电脑备用电源如5月3號晚需回港的貨物﹐正常情況下必須在5月2號下午將出貨資料交運輸部﹐特急的貨物最遲不能超過3號下午5點)。

2) 出貨表資料必須包括﹕客戶中文名稱﹑訂單ＮＯ﹑貨品名稱﹑出貨數量﹑每個產品的重量﹑每箱產品的淨重﹑毛重﹑箱尺寸﹑報關名稱(注﹕各種資料要標明相應的單位名稱)﹔

3) 重要的回港及走柜資料﹐還需注明總箱數﹑零的數量及重量。

4) 出貨表上的資料除客戶名稱﹑訂單ＮＯ﹑貨品名稱﹑出貨數量由跟單員填寫之外﹐其它資料由包裝部/何艷處負責提供給跟單員﹐再由跟單員填寫在出貨表上面交運輸部﹐若是急貨來不及給淨重﹑毛重﹑箱尺寸等資料的﹐可由包裝部/何艷安排將這些資料直接提供給運輸部相關負責人。

5) 報關名稱的填寫﹕a﹐凡是回港貨物﹐跟單員需第一時間將回港貨物交報關組郭惠玲確認報關名稱﹐由她負責報出貨物的報關名稱后﹐再由跟單員填入出貨表交運輸部。ｂ,硅胶模具制作方法因捷雅﹑明彩的回港貨物較少﹐而且大部分都是彩盒﹑彩咭﹐若只是回彩盒﹑彩咭的貨物﹐跟單員只需要在出貨表上面注明彩盒或彩咭﹐無需再填寫報關名稱﹐但其它資料一定要齊全。

7﹑香港直接外發恆利或其它加工商的貼紙或吊牌訂單,大部分是直接由加工商送貨給客,不經過大陸跟單員.但資料跟單員一樣要輸入電腦存檔以便核查.