124档案室的基本任务之一，就是对本
机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导与监督。因此充分发挥档案室在形成文件与组织归档中的作用，是做好档案到收集工作的一个重要组成部分。 一、机关档案室对形成文件的作用
为了保证归档文件的完整齐全，便于保存和利用，机关档案工作者不仅要通过归档工作力求把已形成的文件收集齐全，而且还应关心文件的形成和办理活动中的相关情况。在工作或生产活动中，机关往往有一些工作已经做了，或者曾经历了一些重要的活动与重要历史事件，但由于种种原因，没有形成原始记录（如电话请示与答复没有记录，主要领导人现场办公处理的重要事件没有记录，召开会议没有记录等），或记录不全（如有的文件只记录了有关工作的内容而没有责任者、日期，或文件办完却没有注明办理情况等）。类似情况，都会影响机关档案文件的齐全完整积累。为此，机关档案工作者有责任对文书处理工作制度、文件的行文格式、书写材料等方面存在的问题，向有关部门或领导反映和提出意见，力求改善文件的形成渠道，必要时，机关档案部门也可以采取一定的补救措施和方法，对一些较重要的事件、活动等进行补充记录、拍摄工作，以保证机关档案文件的齐全。
二、档案室对归档工作的超前控制
为了保证归档文件的齐全完整，便于日后提供利用，档案室的工作人员不令要通过归档工作把已经形成的文件收集齐全，而且要关心机关文件的形成与办理情况。机关在工作和生产活动中，往往有一些工作已经做了，或者经历了某些重要事件和重要活动，但没有记录下来形成文件（如领导人现场办公处理的重要问题没有记载，电话请示与答复没有记录等）或者记录不全（如文件上只记有工作活动的内容而没有责任者、日期，或者文件办完而没有注明办理情况等），这些都影响形成完整的档案。档案工作人员有责任及时向有关领导人
和业务部门反映和提出意见，解决文书
处理工作制度、文件书写格式和书写材
料等方面存在的问题，必要时，也可请
业务部门采取“亡羊补牢”的措施，做
补充记录、拍摄、录音或录像工作，以
保证档案文件的完整。档案室对归档工
作的超前控制，可以通过监督与促进文
件质量标准化、文书处理制度化，协助
和督促有关部门做好立卷归档前的准备
工作以及加强对立卷工作的指导和检查
等三方面工作而得以实施。
三、指导和督促文书部门或业务
部门做好归档组织工作
文件立卷及归档工作是机关文件管理
工作和档案工作的“交汇处”，是这两种
工作活动交接的一个环节。我国自20世纪
50年代开始，就一贯推行文书部门（或业
务部门）立卷的制度，即机关的文件立卷
曝气盘和是档工作主要由机关的文书处理部门、
业务部门及有关的文书工作人员承担。在
此项活动中，机关档案部门一般只负责指
导和协助性的组织工作。
推行文书部门立卷和归档制度，经
过几十年的实践，主要具有以下优点：
第一，由文件的承办和处理部门立卷，
有利于加强对文件的平时形成、积累、
整理的控制，便于机关的领导人、业务
人员、秘书人员及其他人员在近期内就
近使用，便于全面、系统地研究和处理
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问题。第二，由文件的承办和处理部门
立卷，可以充分发挥文件的承办和处理
者熟悉业务和文件产生与办理情况的优
势，从而更有效地保证归档卷的质量，
为档案管理打下良好的基础。
四、临时性的文件收集工作
由于种种原因，机关经常有一些
文件不能按规定及时归档，散失在机关
业务部门或个人手中。在已建立归档制
度的机关，那些未经收发登记的文件、
内部文件，也容易散失。在归档制度不
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收获时间到健全的机关，文件散失和不及时归档的
问题就更加突出。因此，机关档案室除
了指导和协助做好正常的归档工作外，
还应积极地从事散失文件的补充收集工
作。一般而言，散失文件收集的重点对
象，主要有机关召开的比较重要的会议
的文件（如会议记录等）；机关领导或
其他人员外出开会带回来的、需要贯彻
执行的文件；本机关的内部工作计划、
总结、报表、规章制度等方面的文件；
较重要的人事、保卫、财会工作文件；
本机关的调查报告、合同契约、访问记
录；本机关参与外事活动形成的文件；
重要文件的附件；本机关形成的其他专
业性文件以及照片、录音带、录像带
等。此外，各机关还应结合本单位的保
密检查、节假日文件清理等工作程序或
在人员与机构变动时，及时发现问题，
并把散失的文件及时收集起来，以补充
归档制度不足，做好补充收集工作。
五、对散失文件的补充收集
一个机关即使建立、健全了归档
制度，也会有些文件不能按规定及时归
档，特别是未经收发登记的文件和机关
本身形成的内部文件，往往分散在个人
手中。再加上机构调整、干部变动、环
境变化等各种因素，都可能使归档文件
不齐全、不完整。因此，在正常的归档分量信号
工作外，档案室还需要采取某些补救措
施，开展对散失文件的补充收集。收集
散失文件时要把重点放在“帐外”文件
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上。所谓“帐外文件”是指未经登记的
文件，如机关内部文件，机关领导人或
工作人员外出开会带回的文件，机关之
间签订的合同、协议等也常常不作登
记。这些文件如果保留在机关业务部门
或个人手中，往往不易被发现，因而有
时不能按正常手续立卷归档。这项工作
往往与保密检查、节假日清理文件、人
员或机构变动等活动结合进行，把应该
归档的文件集中收集起来，以补充归档
制度之不足。
作者简介：汪春阳，男，汉族，（1989—），吉
林通榆人，现任职于中共通榆县委组织部，研究
方向为档案管理。
浅析档案管理中档案室形成文件与组织归档的作用汪春阳 中共通榆县委组织部
【摘 要】档案是历史的记录，能够使我们充分了解过去，获得正确的有价值的判断。档案室在形成文件与组织归档工作中具有特别重要的作用，抓好这方面的工作能够对本机关文书部门或业务部门文件材料的归档工作，进行指导与监督这也是做好档案到收集工作的一个重要组成部分。对此，本文分析研究了机关档案室对形成文件的作用，档案室对归档工作的超前控制，指导和督促文书部门或业务部门做好归档组织工作，临时性的文件收集工作，对散失文件的补充收集。
【关键词】组织归档工作；归档工作；形成文件；文书归档；收集；归档
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